Politique de confidentialité

Deux situations à ne pas confondre

SPA3 SRL intervient dans deux rôles très différents, et cette politique les traite séparément.

• Le site monclubpro.be. Lorsque vous consultez ce site ou que vous remplissez le formulaire de demande de démonstration, SPA3 SRL décide seule de ce qui est collecté et pourquoi. Elle est responsable du traitement. C’est l’objet de la partie 1.
• Le logiciel MonClubPro. Les données que les clubs enregistrent sur leurs membres relèvent de la relation entre chaque club et ses membres. C’est le club qui est responsable du traitement ; SPA3 SRL n’agit que sur ses instructions, comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. C’est l’objet de la partie 2.

Concrètement : si vous êtes membre d’un club et que vous voulez savoir ce qui est enregistré sur vous, adressez-vous d’abord à votre club. Si vous dirigez un club et que vous voulez savoir ce que nous faisons de vos données, la partie 2 vous concerne.

Qui traite vos données et comment nous joindre

Le responsable du traitement pour le site est :

• SPA3 SRL, Rue de l'Ancien Bourg 12, 1420 Braine-l'Alleud, Belgique
• Numéro d’entreprise (BCE) : 0780.418.547
• Courriel : monclubpro@spa3.be

Pour toute question relative à cette politique ou pour exercer vos droits, écrivez à monclubpro@spa3.be en indiquant « vie privée » en objet.

Partie 1 — Le formulaire de demande de démonstration

Le formulaire de la page Contact est le seul endroit du site où vous nous transmettez des données. Vous choisissez ce que vous y écrivez.

Ce qui est demandé :

• obligatoires : votre nom et votre adresse électronique ;
• facultatifs : le nom du club, la discipline, une tranche indicative de nombre de membres, votre numéro de téléphone et votre message libre.

S’y ajoutent automatiquement la date et l’heure de l’envoi ainsi que l’adresse de la page depuis laquelle le formulaire a été envoyé.

Le formulaire comporte un champ caché destiné aux robots. Un visiteur ne le remplit jamais et son contenu n’est ni enregistré ni exploité : il sert uniquement à écarter les envois automatisés.

Pourquoi : répondre à votre demande, convenir d’une démonstration et, si vous le souhaitez, vous remettre une offre.

Base légale : l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD). Pour la conservation de la trace de l’échange et la protection du site contre les envois abusifs, nous nous appuyons sur notre intérêt légitime (article 6.1.f).

Où cela va : la demande part par courrier électronique vers monclubpro@spa3.be, avec une copie interne vers sebastien@spa3.be. Ces deux adresses sont celles de SPA3 SRL. Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni échangées, et ne sont transmises à aucun tiers à des fins commerciales.

Combien de temps : si la demande n’aboutit pas, l’échange est conservé trois ans à compter de votre dernier contact. Si un contrat est conclu, il rejoint le dossier client : sept ans pour les pièces soumises à l’obligation comptable belge, et jusqu’à dix ans pour ce qui sert à établir la preuve du contrat.

Partie 1 — Le journal des demandes

Chaque envoi du formulaire est aussi inscrit dans un journal tenu sur le serveur du site. Il existe pour une raison pratique : si le serveur de messagerie est momentanément indisponible, la demande n’est pas perdue.

Ce que le journal contient : la date et l’heure, le résultat de l’envoi (réussi ou échoué), le nom, le nom du club, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, la discipline et la tranche de nombre de membres.

Ce qu’il ne contient pas : le texte de votre message, qui figure uniquement dans le courrier électronique reçu.

Base légale : notre intérêt légitime à ne perdre aucune demande qui nous est adressée et à pouvoir vérifier qu’un envoi a bien abouti (article 6.1.f du RGPD).

Ce fichier n’est pas accessible depuis le web : la configuration du serveur en interdit le téléchargement, et seules les personnes chargées de la maintenance du site y accèdent. Il est purgé au même rythme que les échanges auxquels il se rapporte, soit trois ans après le dernier contact.

Partie 1 — Les journaux techniques du serveur

Comme tout serveur web, celui qui héberge monclubpro.be tient des journaux de connexion. Ils sont produits et conservés par l’hébergeur, et non par le site lui-même.

Ils contiennent typiquement l’adresse IP du visiteur, la date et l’heure, la page demandée, le code de réponse du serveur, le navigateur utilisé et, le cas échéant, la page d’où provient le visiteur.

Pourquoi : assurer le fonctionnement du service, diagnostiquer les pannes et détecter les tentatives d’intrusion.

Base légale : notre intérêt légitime à la sécurité et au bon fonctionnement du site (article 6.1.f du RGPD).

Durée : douze mois. Ces journaux ne sont jamais rapprochés du formulaire de contact et ne servent à établir aucun profil.

Partie 1 — Aucun appel à un service tiers

Consulter une page de ce site n’adresse de requête à personne d’autre qu’au serveur qui l’héberge. Les polices de caractères, les images, la feuille de style et le script sont servis depuis monclubpro.be : aucune ressource n’est chargée depuis un service extérieur, et notamment pas depuis Google Fonts.

Cela a une conséquence concrète pour vous : votre adresse IP, votre navigateur et la page que vous consultez ne sont communiqués à aucun tiers du seul fait de votre visite. Il n’y a donc ici ni profilage, ni mesure d’audience, ni transfert vers un pays situé hors de l’Espace économique européen.

Le jour où un service tiers serait introduit, une mesure d’audience ou une vidéo intégrée par exemple, cette politique serait modifiée avant sa mise en service, et le mécanisme de consentement requis serait mis en place au préalable.

Partie 1 — Ce que le site ne fait pas

Nous préférons l’écrire noir sur blanc, parce que c’est vérifiable dans le code du site :

• le site ne dépose aucun cookie, ni le sien ni celui d’un tiers ;
• il n’utilise aucun outil de mesure d’audience : ni Google Analytics, ni Matomo, ni aucun équivalent ;
• il ne comporte aucun pixel publicitaire, aucun bouton de réseau social, aucun contenu embarqué de tiers ;
• il n’utilise ni stockage local du navigateur, ni session, ni technique d’empreinte numérique ;
• il ne crée aucun compte utilisateur et ne pratique ni profilage, ni décision automatisée.

C’est la raison pour laquelle vous ne voyez pas de bandeau de cookies en arrivant : il n’y a rien à consentir.

Partie 2 — Le club est responsable, SPA3 est sous-traitant

Un club qui utilise MonClubPro décide seul des données qu’il enregistre sur ses membres, des raisons pour lesquelles il les enregistre et de la durée pendant laquelle il les conserve. Il est le responsable du traitement. Il lui revient d’informer ses membres, de disposer d’une base légale valable et de répondre à leurs demandes.

SPA3 SRL fournit et exploite l’outil. Elle traite ces données uniquement sur instruction documentée du club, dans le cadre d’un accord de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD, annexé au contrat d’abonnement. Elle ne les utilise à aucune fin propre : pas de démarchage des membres, pas de revente, pas de réutilisation pour un autre produit, pas d’entraînement de modèles.

Si vous êtes membre d’un club, cette partie vous explique comment vos données sont techniquement traitées, mais vos droits s’exercent auprès de votre club. Toute demande qui nous parviendrait directement lui est transmise.

Partie 2 — Les données hébergées dans le logiciel

Selon la configuration retenue par chaque club, le logiciel peut héberger :

• identité et coordonnées : nom, prénom, date de naissance, adresse, adresse électronique, téléphone, et les coordonnées d’un parent ou d’un responsable lorsque le membre est mineur ;
• vie du club : discipline, groupe ou cours, niveau ou grade, présences, réservations, inscriptions aux stages et aux événements ;
• administratif : affiliation à une fédération, assurance, cotisations, abonnements et séances, historique des paiements et des factures ;
• documents déposés par le club ou par le membre, dont les certificats médicaux et attestations d’aptitude ;
• traces techniques : journaux de connexion et historique des actions des encadrants dans l’outil.

Les certificats médicaux et les mentions d’aptitude sont des données concernant la santé. Le RGPD les range parmi les catégories particulières de données (article 9) et leur traitement suppose une base spécifique que le club doit pouvoir justifier, le plus souvent le consentement explicite du membre ou de son représentant légal, ou une obligation imposée par sa fédération. De notre côté, ces documents font l’objet de restrictions d’accès renforcées.

Les données bancaires complètes ne transitent pas par le logiciel : le paiement en ligne se déroule chez le prestataire de paiement, et MonClubPro n’en conserve que le résultat, à savoir le montant, la date, le moyen utilisé, une référence et l’état de la transaction.

Partie 2 — Finalités, durées et fin de contrat

Les finalités sont celles fixées par le club : gérer les inscriptions et les cotisations, organiser les cours et les réservations, tenir la comptabilité des paiements, communiquer avec les membres, et produire les statistiques et les documents nécessaires à la vie de l’association.

Les durées de conservation sont elles aussi arrêtées par le club, dans les limites du RGPD et des obligations qui pèsent sur lui, notamment comptables et fédérales. Nous mettons à sa disposition les fonctions nécessaires pour supprimer ou anonymiser un dossier et pour exporter ses données.

À la fin du contrat d’abonnement, les données du club lui sont restituées dans un format lisible et couramment utilisé, puis supprimées de nos systèmes et de nos sauvegardes dans un délai de six mois, sauf obligation légale de conservation. Aucune copie n’est conservée au-delà.

Destinataires et sous-traitants

Nous ne faisons intervenir que les prestataires nécessaires au fonctionnement du service. Chacun est lié par un contrat qui lui impose les mêmes obligations de confidentialité et de sécurité que celles que nous assumons.

Pour le site monclubpro.be :

• OVH SAS, hébergement du site et acheminement des courriers électroniques du formulaire.

C’est le seul prestataire qui intervient dans la consultation du site : aucun service tiers n’est appelé par les pages.

Pour le logiciel MonClubPro :

• OVH SAS, hébergement des serveurs et des sauvegardes, situés en France, ainsi que l’acheminement des courriers électroniques adressés aux membres ;
• Mollie B.V., établi aux Pays-Bas, pour l’encaissement des paiements par Bancontact et par carte bancaire.

Le prestataire de paiement agit comme responsable du traitement pour ce qui relève de ses propres obligations légales, en particulier la lutte contre la fraude et le blanchiment. Sa politique de confidentialité s’applique à cette partie du traitement.

En dehors de ces prestataires, les données ne sont communiquées qu’aux personnes habilitées chez SPA3 SRL et au club concerné. Elles peuvent l’être à une autorité publique lorsqu’une disposition légale ou une décision de justice nous y oblige ; nous en informons alors le club, sauf interdiction légale.

Transferts hors de l’Espace économique européen

Notre principe est simple : les données des clubs et de leurs membres sont hébergées dans l’Espace économique européen.

À la date de cette politique, aucun transfert vers un pays tiers n’a lieu. Le site n’appelle aucun service extérieur, et les prestataires du logiciel énumérés ci-dessus sont établis dans l’Espace économique européen.

Si un autre prestataire devait à l’avenir traiter des données hors de l’Espace économique européen, nous n’y recourrions qu’avec un mécanisme reconnu par le chapitre V du RGPD, décision d’adéquation ou clauses contractuelles types accompagnées des mesures complémentaires nécessaires, et cette politique serait mise à jour.

Vous pouvez obtenir une copie des garanties mises en place en écrivant à monclubpro@spa3.be.

Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles proportionnées au risque. Sur le site, elles sont vérifiables :

• l’ensemble du site est servi en HTTPS, la redirection est forcée et une politique HSTS impose au navigateur de n’utiliser que la connexion chiffrée pendant un an ;
• des en-têtes de sécurité limitent l’inclusion du site dans un cadre tiers, l’interprétation abusive des types de fichiers et la fuite d’adresses vers des sites tiers ; la géolocalisation, le micro et la caméra sont désactivés ;
• les dossiers de travail et les fichiers internes, dont le journal des demandes, ne sont pas accessibles depuis le web, et la navigation dans les répertoires est désactivée ;
• les champs du formulaire sont validés et nettoyés avant tout envoi, ce qui écarte les tentatives d’injection dans les courriers électroniques, et la longueur des messages est bornée.

Pour le logiciel MonClubPro : chiffrement des échanges, comptes nominatifs pour les encadrants, droits d’accès différenciés selon le rôle, historique des actions, sauvegardes quotidiennes, mises à jour de sécurité continues, et accès aux données de production limité aux personnes qui en ont besoin, toutes tenues à la confidentialité.

Aucun système n’est infaillible. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les personnes concernées, nous la notifions à l’Autorité de protection des données dans les 72 heures lorsque nous sommes responsables du traitement, et nous avertissons le club sans délai injustifié lorsque nous agissons comme sous-traitant, afin qu’il puisse remplir ses propres obligations.

Vos droits

Le RGPD vous reconnaît les droits suivants :

• accès : savoir si des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie ;
• rectification : faire corriger une donnée inexacte ou compléter une donnée incomplète ;
• effacement : obtenir la suppression de vos données, dans les cas prévus par le règlement ;
• limitation : demander le gel d’un traitement pendant l’examen d’une contestation ;
• opposition : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ; l’opposition à la prospection directe est, elle, inconditionnelle ;
• portabilité : recevoir dans un format structuré les données que vous nous avez fournies, lorsque le traitement repose sur le consentement ou sur un contrat et qu’il est automatisé ;
• retrait du consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans que cela remette en cause ce qui a été fait auparavant.

Vous n’êtes soumis à aucune décision produisant des effets juridiques et fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Comment exercer vos droits

Pour les données du site, c’est-à-dire une demande de démonstration ou un échange par courrier électronique : écrivez à monclubpro@spa3.be. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe, auquel cas nous vous en informons. La demande est gratuite.

Nous pouvons vous demander un élément permettant de nous assurer que vous êtes bien la personne concernée, mais seulement en cas de doute raisonnable, et ce justificatif n’est pas conservé au-delà de la vérification.

Pour les données enregistrées dans le logiciel par un club : adressez-vous à votre club, qui en est le responsable du traitement. Ses coordonnées figurent sur son propre site ou sur ses documents d’inscription. Si vous nous écrivez par erreur, nous transmettons votre demande au club sans délai et vous en informons ; nous ne pouvons pas y répondre nous-mêmes, n’en ayant pas le droit.

Réclamation auprès de l’Autorité de protection des données

Si notre réponse ne vous satisfait pas, ou si vous estimez que le traitement de vos données méconnaît le RGPD, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle belge :

• Autorité de protection des données
• Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
• contact@apd-gba.be
• www.autoriteprotectiondonnees.be

Vous pouvez également saisir l’autorité de contrôle de votre pays de résidence ou du lieu de la violation alléguée, et former un recours devant les juridictions compétentes. Nous apprécierions toutefois d’avoir l’occasion de régler la question directement avec vous.

Cookies

À la date de cette politique, le site monclubpro.be ne dépose aucun cookie : ni cookie de session, ni cookie de mesure d’audience, ni cookie publicitaire. Nous l’avons vérifié dans le code du site.

Aucune ressource n’est par ailleurs chargée depuis un service tiers, de sorte qu’aucun cookie ne peut être déposé par un autre site que celui-ci.

Aucun consentement n’est donc requis au titre de l’article 129 de la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques, et le site n’affiche pas de bandeau : il n’y aurait rien à y accepter ni à y refuser.

Le jour où un cookie non strictement nécessaire serait introduit, une mesure d’audience par exemple, un mécanisme de consentement préalable, libre, spécifique et aussi facile à refuser qu’à accepter serait mis en place, et cette politique serait modifiée avant toute collecte.

L’espace membre du logiciel MonClubPro, accessible à une autre adresse, utilise pour sa part les cookies strictement nécessaires à l’authentification et à la sécurité de la session. Ils ne servent à rien d’autre et ne requièrent pas de consentement. L’information détaillée à ce sujet est remise par chaque club à ses membres.

Les mineurs

Le site monclubpro.be s’adresse à des responsables de club et n’est pas destiné aux mineurs.

Le logiciel, en revanche, héberge très souvent les données d’enfants et d’adolescents. C’est au club qu’il revient de recueillir le consentement du titulaire de l’autorité parentale lorsqu’il est requis, de limiter les données au strict nécessaire et d’informer les familles dans des termes qu’elles comprennent. En Belgique, un mineur ne peut consentir seul à un service de la société de l’information qu’à partir de treize ans.

La publication de photographies de membres, en particulier de mineurs, suppose un accord distinct au titre du droit à l’image, en plus de la base RGPD. Le logiciel permet au club de la gérer, mais la décision et la responsabilité lui appartiennent.

Modifications de cette politique

Nous pouvons adapter cette politique, notamment si le site évolue, si un prestataire change ou si la réglementation le demande. La version applicable est celle qui est publiée sur cette page.

En cas de modification substantielle, par exemple l’introduction d’une mesure d’audience, l’arrivée d’un nouveau destinataire ou un transfert hors de l’Espace économique européen, nous en informons les clubs abonnés par courrier électronique et nous signalons le changement en tête de cette page.

Dernière mise à jour : 23 août 2026.

Dernière mise à jour : 23 août 2026.